Курбангалеева И.В. (зав. сектором Отделения) Сочетание традиционных и нетрадиционных форм в информационном обслуживании читателей Отделения ГПНТБ СО РАН Сообщение на VI научной сессии ГПНТБ СО РАН (10 ноября 2000 г.)

Вопрос о сочетании традиционных и нетрадиционных форм в информационном обслуживании неоднозначен. Существуют разные мнения: от отрицающих традиционные технологии до недооценивающих возможности автоматизированного поиска.

Нам представляется, что к этой проблеме следует подходить комплексно, не принижая и не преувеличивая возможностей различных форм справочно-библиографического обслуживания. И, хотя с каждым днем увеличивается число электронных информационных ресурсов и расширяется доступ к ним, большинство читателей российских библиотек не имеют соответствующих технических средств для самостоятельного поиска информации, а если и имеют, то часто не владеют методикой информационного поиска.

Покажем возможность комплексного подхода к справочно-информационной работе на примере работы Отделения ГПНТБ СО РАН за последние 4 года.

Отделение ГПНТБ СО РАН является центральной научной библиотекой Новосибирского Академгородка и призвано осуществлять информационное и библиотечное обслуживание ученых и специалистов научно-исследовательских учреждений СО РАН. Кроме того, активными пользователями фондов и услуг Отделения являются сотрудники, аспиранты и студенты Новосибирского государственного университета, студенты других вузов, проживающие в Академгородке и Бердске, а также сотрудники Сибирского отделения Российской академии медицинских наук.

Справочно-библиографическое обслуживание (СБО) справедливо относят к наиболее сложным интеллектуальным видам библиотечного труда. Оно требует высокой квалификации сотрудников, соответствующей организации информационных ресурсов библиотеки. Оптимальная организация СБО должна обеспечить равноценное обслуживание всех пользователей библиотеки. С внедрением компьютерных технологий и вовлечением библиотек в мировые информационные сети возможности СБО становятся неограниченными.

Сегодня СБО в Отделении строится на сочетании традиционных и нетрадиционных форм обслуживания. Под нетрадиционными формами обслуживания понимается работа в автоматизированном режиме с использованием компьютерных технологий (персональных компьютеров, принтеров, сканеров, электронной почты).

До 1993 г. обслуживание велось исключительно в традиционном режиме. В распоряжении читателей и библиотекарей Отделения была (и остается по сей день) система каталогов, включающая в себя:

• алфавитный каталог отечественных книг;
• алфавитный каталог отечественных периодических изданий;
• алфавитный каталог иностранных журналов;
• сводный алфавитный каталог отечественных книг и продолжающихся изданий библиотек НИУ Академгородка;
• сводный алфавитный каталог зарубежных книг и продолжающихся изданий (фонды ГПНТБ, Отделения и библиотек НИУ ННЦ);
• систематический каталог;
• АПУ к систематическому каталогу.

Кроме того, богатый фонд реферативных журналов, издаваемых ВИНИТИ и ИНИОН, изданий государственной библиографии (Ежегодник книги, Книжная летопись, Летописи журнальных и газетных статей и т.д.), а также регулярно поступавшие до начала 90-х гг. зарубежные реферативные и библиографические издания, такие как Science Citation Index, Current Contents, Science Abstracts, Biological Abstracts, Index Medicus, Exerpta Medica, Mathematical Reviews, и др. позволяли в достаточной мере удовлетворять в традиционной форме информационные запросы читателей и вести самостоятельный поиск.

Еще одной формой информационного обслуживания в Отделении традиционно является выставка новых поступлений, на которой демонстрируются отечественные и иностранные журналы и книги, поступившие в Отделение, выборочно книги из обязательного экземпляра ГПНТБ, а также иностранная научная периодика, поступающая в ГПНТБ СО РАН и НИИ СО РАН.

Ежегодно Отделение организует ежемесячные тематические выставки, посвященные актуальным проблемам науки и общества. За последние годы сложился большой архив картотек тематических выставок.

И, наконец, в справочно-библиографическом обслуживании и читателям и библиографам помогают 3 тематические картотеки, которые в Отделении ведутся с 1990 г. Их создание было вызвано стремительным изменением политической, экономической и социальной ситуации в стране в начале 90-х годов, которые принесли в жизнь новые реалии и понятия. Тогда возникла потребность в оперативном ориентировании и поиске информации по широкому спектру социально-политических проблем, освещаемых в самых разных журналах и газетах. Для этого в 1990 г. библиографы Отделения начали вести тематические картотеки "Законодательные акты Российской федерации" и "Рыночная экономика", а с 1993 г. картотеку "Наука".

Кстати, заметим, что когда в Отделении не работает законодательная база "Консультант Плюс" (а это по техническим причинам случается часто), именно картотека "Законодательные акты Российской федерации" оказывается огромным подспорьем для библиографов.

Все эти картотеки легли в основу создания электронных библиографических ресурсов Отделения.

Работа в традиционном режиме продолжалась до 1993 г., когда Отделение получило возможность использовать новые электронные технологии в своей работе по удовлетворению информационных запросов читателей.

С 1996 г. заработала сеть, созданная с помощью Института вычислительных технологий (ИВТ), и Отделение, наравне с другими институтами СО РАН, получило доступ к мировой информационной сети Интернет. Это сразу же расширило возможности информационного поиска, открыло доступ к ранее недоступным источникам справочно-библиографической информации, а также дало возможность создавать и выставлять в Интернет свои собственные ресурсы.

Сегодня в Отделении установлен и налаживается новый сервер с объемом памяти 35 Gb, сеть состоит из 12 компьютеров, причем практически каждое подразделение имеет свой компьютер для ведения статистики, работы в электронных каталогах и различных базах данных, электронной почты и т.д. Несколько принтеров и сканеров значительно расширили возможности создания своих собственных ресурсов и предоставления платных услуг.

С подключением ННЦ к Интернету появилась возможность получения полных текстов статей из журналов, в силу разных причин недоступных сотрудникам СО РАН (как правило, это журналы, которые из-за проблем с финансированием науки перестали поступать в ННЦ, либо это журналы, которые сюда никогда не поступали).

К 1996 г. сложился основной репертуар баз данных - это Электронные каталоги, законодательная база Консультант Плюс, Science Citation Index и Current Contents и ряд баз на CD-ROM (ИНИОН, Российская медицина, Российская национальная библиография и др.).

Таким образом, начиная с 1993 г. и затем по нарастающей справочно-информационное обслуживание в Отделении ведется в двух режимах: традиционном и автоматизированном.

Такие традиционные формы информационного обслуживания как выставка новых поступлений и тематические выставки нашли свое продолжение у новых читателей (пользователей) на Web-сайте Отделения. С октября 1997 г. еженедельно на сайте демонстрируются новые отечественные и иностранные книги, поступившие в Отделение, а также книги из обязательного экземпляра ГПНТБ, отобранные на выставку. Обложки книг сканируются, проставляются шифры. Отдельно представлены поступления за 1998 и 1999 гг., сгруппированные по отраслям знаний. С октября 1997 г. зафиксировано 7566 посещений страницы выставки новых поступлений.

Картотека каждой новой тематической выставки выставляется в рубрике Новости на сайте Отделения, а картотеки прошедших выставок переносятся в архив тематических выставок. Таким образом накапливается разнообразный массив библиографических тематических списков, который через поисковую систему серевера позволяет быстро удовлетворить тематический запрос. С сентября 1998 г. страница архива тематических картотек посещалась 2857 раз.

Есть еще один аспект расширения доступа к накопленной библиотекой библиографической информации. Традиционно Отделение ежемесячно готовит тематические выставки, посвященные актуальным проблемам науки и общества. За многие годы сложился большой архив картотек тематических выставок, занимающий несколько каталожных кубов. Но обращаемость к ним была мала, информация, собранная в них оставалась невостребована.

В 1999 г. Отделение сделало электронную версию архива тематических картотек за последние 10 лет, выбрав около 60 наиболее интересных и актуальных тем. Некоторые картотеки были переработаны и пополнены. И мы не ошиблись, ставя такую задачу, т.к. информация, которая на карточках пылилась в ящиках, вдруг оказалась востребована виртуальным читателем на Web-сайте. С марта 1999 г. эта страница сайта посещалась 2494 раз.

Следует заметить, что тематической библиографии на сайте отводится большое место. Сегодня в работе находятся два проекта, призванных облегчить информационный поиск библиотекарей, научных работников, студентов. Это Прометей библиографический - путеводитель по мировым библиографическим ресурсам, размещенным в сети Интернет, и проект Новая Россия - элекронный библиографический указатель, составленный на основе тематических картотек по социальным и гуманитарным наукам, которые с 1990 г. ведутся в Отделении. Цель указателя - собрать информацию по широкому кругу проблем современной России: экономике, социальной политике, праву, науке и т.д. Указатель пополняется материалами баз данных ИНИОН, еженедельных просмотров выставки новых поступлений, ежедневных просмотров газет. В виде дополнения предполагается создать библиографию газетных публикаций по аналогичным темам с 1993 г., независимо от наличия газет в фондах Отделения.

Кроме того, на сайте Отделения имеются указатели отечественных и иностранных журналов, получаемых библиотеками НИИ ННЦ, а также ретроспективный каталог зарубежных периодических изданий Отделения ГПНТБ СО РАН.

Все это позволило международной независимой экспертной комиссии в проводимом Российской Государственной Библиотекой конкурсе на лучший библиотечный WEB-сайт 2000 года признать сайт Отделения ГПНТБ СО РАН лучшим и присудить ему первое место.

Долгие годы Отделение совместно с ГПНТБ работало в режиме ИРИ (избирательное распространение информации), обслуживая абонентов ННЦ по согласованной с ними тематике. С марта 1996 г. с появлением базы данных Current Contents мы стали работать в режиме ОСИ (обслуживание сигнальной информацией), рассылая 16 абонентам (13 коллективным и 3 индивидуальным) по электронной почте оглавления журналов по отобранным ими спискам. Надо заметить, что работа в таком режиме в начале с энтузиазмом была встречена библиотеками институтов - именно они стали коллективными абонентами. Но вскоре они были завалены информацией, которую не успевали "переваривать": списки журналов включали сотни оглавлений, а результаты выдавались тысячами. Число коллективных абонентов стало сокращаться.

С другой стороны, после того как Current Contents глубиной до 1993 г. были выставлены на сервере ГПНТБ СО РАН, мы утратили монополию на эту базу в Академгородке, что привело к новому сокращению числа абонентов ОСИ. В настоящее время Отделение обслуживает в режиме ОСИ по 184 темам 5 индивидуальных абонентов - докторов и кандидатов наук, зав. отделами и лабораториями НИИ, которые не только получают сигнальную информацию, но и по необходимости рефераты, а также полные тексты статей из доступных полнотекстовых баз данных.

Анализ информационных запросов.

За период с 1997 г. по 2000 г. число справок, выполненных в автоматизированном режиме, увеличилось более чем в 2 раза. Динамика соотношения справок, выполненных в автоматизированном и традиционном режиме дана в Таблице 1.

Анализ информационных запросов по типам справок (тематическим, уточняющим, адресным и фактографическим) показал преобладание адресных справок, выполненных в традиционном и автоматизированном режимах, что вполне естественно, т.к. Отделение является ключевым звеном в системе МБА Новосибирского научного центра и обслуживает читателей как своими фондами, так и фондами ГПНТБ и НИИ СО РАН.

В 1997 и 1998 гг. количество адресных справок, выполненных в автоматизированном режиме составило 7% от справок, выполненных в традиционном режиме (соответственно 1024 и 13792 в 1997 г.; 1037 и 14556 в 1998 г.). В 1999 г. это соотношение составляло уже 12% (соответственно 1777 и 14847), а за 2000 г. - соотношение составило 18% (2817 и 15019). Таким образом, число адресных справок, выполненных в автоматизированном режиме, за 4 года увеличилось в 2,5 раза.

Рост числа адресных справок, выполненных в автоматизированном режиме объясняется наличием хорошего электронного каталога книг, авторефератов и иностранной периодики с восьмилетней глубиной поиска. С другой стороны, открытие полнотекстовых баз данных в Интернете и соглашение с Баварской и Британской библиотеками о предоставлении полных текстов статей вызвало поток заказов и соответствующую работу с ними по установлению наличия искомых журналов в той или иной базе. Так в 1999 г. было выполнено 190 заказов на полные тексты, а в 2000 г. - 340. Наиболее активно этой услугой пользуются: Институт цитологии и генетики - 27% от всех заказов, Институт лазерной физики - 22%, Институт теплофизики - 12%.

Растет количество уточняющих справок, выполненных в автоматизированном режиме. Автоматизированные базы данных позволяют оперативно скорректировать уточняющий поиск, допускают гибкость и многовариантность поиска для уточнения элементов библиографического описания. Если в 1997 и 1998 гг. уточняющие справки, выполненные в автоматизированном режиме, составляли лишь 1% от справок, выполненных в традиционном режиме, то в 1999 г. соотношение уже было 20%, а в 2000 г. - 17%. Большую помощь для выполнения уточняющих справок оказывают базы данных на CD-ROM ИНИОН (1991-1999 гг.) и "Российская национальная библиография" (1987-1996 гг.) Хотелось бы, чтобы в ГПНТБ СО РАН было продолжение этого издания. Для уточнения описаний законодательных и нормативных документов несомненно преимущество законодательной базы "Консультант Плюс" .

Соотношение фактографических справок, выполненных в автоматизированном и традиционном режиме, примерно, такое же, как и у уточняющих справок.

Наибольший интерес для анализа представляют тематические запросы. Здесь преобладают запросы, выполненные в автоматизированном режиме. Это объясняется тем, что компьютерные технологии позволяют получать сразу искомый результат. Доступ через Интернет или на электронных носителях к таким базам данных, как Электронные каталоги различных библиотек, Science Citation Index, РЖ ВИНИТИ, ИНИОН, Российская медицина, MEDLINE, UnCover и многим другим, сделал возможным оперативное и полное выполнение таких запросов, которые ранее в Отделении не выполнялись в силу своей трудоемкости и больших временных затрат, и запросы перенаправлялись на выполнение в справочно-библиографический отдел ГПНТБ СО РАН. Результатом тематического поиска в автоматизированном режиме становится библиографический список в электронной форме или в виде распечатки.

Более того, в настоящее время компьютерные технологии позволяют в результате поиска получать полный текст первоисточника.

В прилагаемой Таблице 2 видно соотношение тематических запросов, выполненных в автоматизированном и традиционном режимах:

Анализ тематических запросов, выполненных в автоматизированном режиме, по отраслям знаний за 1999 и 2000 гг. традиционно показывает значительное преобладание запросов по общественным и гуманитарным наукам: в 1999 г. - 55% от всех запросов, отработанных в автоматизированном режиме (369 из 668), в 2000 г. - 56% (534 из 946). Эта часть заказов поступает, в основном, от студентов и аспирантов занимающихся экономикой, филологическими науками, историей, философией, педагогикой, психологией и т.д. Студенты и аспиранты составляют треть читателей Отделения. Отсюда большой процент заказов по общественной и гуманитарной тематике.

Следующий блок заказов поступал, главным образом, от научных сотрудников, преподавателей и специалистов различных отраслей знаний. Здесь на первом месте - физика, механика: в 1999 г. - 12% (78 из 668), в 2000 г. - 9%(85 из 946). Далее - медицина: в 1999 г. - 9% (60 из 668), в 2000 г. - 9% (84 из 946). Затем идут биологические науки и экология: в 1999 г. - 7% (47 из 668), в 2000 г. - 7% (70 из 946). Далее химия и химическая технология: в 1999 г. - 7% (48 из 668), в 2000 г. - 5% (52 из 946).

Как уже отмечалось выше, больше всего запросов поступает от студентов и аспирантов различных вузов. Из институтов СО РАН наиболее активными пользователями справочно-информационных услуг являются научные сотрудники и специалисты Института цитологии и генетики и Института лазерной физики, а также преподаватели вузов. Эти категории пользователей в первую очередь интересует возможность получения полных текстов статей из различных баз данных.

Напомним, что тематические справки большей частью выполняются с привлечением баз данных и Интернета. Самые используемые базы - электронные каталоги ГПНТБ СО РАН, различные базы данных, доступные в Интернете (особенно MEDLINE), далее Science Citation Index и Current Contents, ИНИОН, Консультант Плюс, Российская медицина.

Тематический поиск часто дополняется тематической консультацией, т.к. многие базы данных не обладают достаточной хронологической глубиной,либо читателя не устраивает оплата информационного поиска. В этих случаях библиограф дает читателю рекомендации как по традиционным источникам, так и по электронным, а зачастую и по доступным ресурсам Интернета.

Комплексное справочно-информационное обслуживание требует от библиографа сочетания высокой квалификации, специальных навыков по информационному поиску в базах данных, знания иностранных языков, умения пользоваться персональным компьютером. Библиографы Отделения соответствуют всем этим требованиям. Они владеют одним или двумя иностранными языками, методиками справочно-библиографического поиска в традиционном и автоматизированном режиме, легко усваивают компьютерные технологии. Все библиографы умеют работать с программами Word, Acrobat, знакомы с созданием HTML-файлов, осваивают Exell и Photoshop.

Поскольку в обязанности библиографов Отделения входит кроме дежурства у каталогов и обслуживания в традиционном режиме и выполнение сложных тематических поисков с использованием различных баз данных, создание и поддержание ресурсов для Web-сайта Отделения, работа строится на принципе взаимозаменяемости, для чего все новые базы данных и технологии, будь то новый принтер или сканер, осваиваются каждым библиографом.

Таким образом, обслуживание читателей Отделения ведется комплексно, с использованием всего имеющегося справочно-поискового аппарата и новых технологий. Часто работа с конкретным запросом начинается от традиционного каталога и переходит к использованию баз данных, а результаты поисков выдаются заказчику либо в виде принтерной распечатки, либо на дискете, либо отправляются по электронной почте. Сами заказы принимаются и лично от читателя, и по телефону, и по электроной почте.

В одних формах обслуживания (например, при выполнении тематических поисков) преобладает автоматизированный режим, т.к. он предоставляет широчайший доступ к базам данных и быструю отработку запросов. В других главенство остается за традиционными формами, например, при выполнении уточняющих и фактографичских справок. В третьих мы видим сочетание традиционных и нетрадиционных форм, например, в организации выставки новых поступлений и тематических выставок.

Только сочетание всех форм информационно-библиографического обслуживания позволит поддерживать высокий уровень работы с читателями Отделения - учеными и специалистами Новосибирского научного центра.

Программа VI научной сессии ГПНТБ СО РАН (ноябрь 2000 г.)

Работы И.В.Курбангалеевой